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會計電算化中“反記賬、反結賬”的利弊分析
發文:葉玉潔   發布時間:2010-08-31   訪問量:15358

    當前,我國已基本普及會計電算化,計算機的運算速度快、計算精度高、提供信息全面,大大提高了會計工作的質量,改變了會計工作的面貌。 所以會計電算化與以往的手工記賬相比優勢明顯。
  會計電算化以功能模塊組合工作方式代替人工自動完成日常賬務處理工作。包括可以自動記賬、自動結轉、自動對賬、自動結賬等,甚至能夠“反記賬”、“反結賬”。會計電算化以其高效、自動、方便、準確等優點正日益受到廣大會計人員的歡迎。但是,計算機畢竟依靠的是人為設計的程序化工作流程,在日常工作中相應地會產生許多新問題。其中,關于“反記賬、反結賬”功能的可行性爭論就比較激烈,筆者認為“反記賬、反結賬”做法有利有弊,不可片面妄下定論。 
  “反記賬”是指將已經記賬的憑證通過記賬的反向處理,恢復到記賬前的狀態。“反結賬”則是在已經結賬的期間,通過取消結賬的做法,解除封賬,恢復到結賬前的狀態。在計算機特定的工作環境中,筆者認為這些做法有一定的可行性。 
  第一,實際工作中如果存在錯誤的記賬憑證,不施行“反記賬”的話則將導致賬簿中存在大量無用的冗余信息,影響對會計信息的使用。從復核的角度來看,雖然錯賬也許在后續的憑證中進行了更正,但當復核人員瀏覽到一筆又一筆的錯賬時,并不能忽略跳過,還是會影響工作效率。如果有“反記賬”功能就可以先取消記賬,把錯誤憑證全部更正后再重新記賬,賬簿中的冗余信息就可以大大減少,賬簿信息就會簡潔明了,便于利用。 
  那么,要做到這一點在結賬前后要分情況處理。結賬前如果發現錯誤憑證需要“反記賬”時,直接進行即可。結賬后此會計期間已經封賬,就必須先進行“反結賬”激活本期間賬簿處理功能,接著才能順利進行“反記賬”。也就是說從清除數據庫中冗余信息,保證賬簿數據準確、明了的層面上來看,“反記賬、反結賬”功能的作用不可忽視。 
  第二,在電算化會計信息系統中當存放會計賬簿數據的計算機硬盤扇區遭受物理損害,或者賬簿數據庫在沒有啟動計算機會計軟件的情況下被人為非法篡改時,就完全可能導致賬證數據信息混亂、不符。無論是賬簿錯誤還是憑證錯誤,或者賬簿、憑證都有錯誤,都無法像手工會計那樣采用劃線更正法、補充登記法或紅字沖銷法來更正,因為此時的錯誤屬于由非正常情況導致,最好的辦法就是施行“反記賬”。因為,對于不甚精通計算機的會計工作人員來說,意外情況下為了保證會計數據的完整和準確,最好的方法就是干脆恢復到最初狀態。如果憑證數據正確,僅僅是賬簿記錄有誤,取消錯誤的賬簿記錄后將正確的憑證數據轉入即可;如果是憑證有誤,則不管賬簿記錄是否正確,均應先取消賬簿記錄數據,再對錯誤憑證一一進行更正,審核無誤后重新登記入賬。 
  另外,當計算機意外斷電、病毒侵襲等非常事件導致記賬或結賬過程意外中斷時,會計人員更是無從下手。操作者無法確定在出現意外的剎那間計算機后臺數據處理的進度,為防止數據丟失,最保守的做法就是進行“反記賬”或者“反結賬”,恢復到可控制階段。 
  以上的這些做法在相關法規中也得到認可。《會計核算軟件基本功能規范》中規定,會計軟件“應當具有在計算機發生故障或者由于強行關機及其他原因引起內部和外部會計數據被破壞的情況下,利用現有數據恢復到最近狀態的功能”。顯然,要恢復到“最近狀態”就需對不確定的數據處理進行“反記賬”或是“反結賬”。 
  第三,現今階段為滿足會計電算化的崗位需求,在職人員必須進行電算化培訓,在校生必須進行專業學習。在培訓和教學中,“反記賬、反結賬”功能從實驗練習的角度上講必不可少。學員在教學練習中不可避免會出現大量的錯誤操作,導致形成大量的錯誤數據信息,而在電算化信息系統中一旦進行了記賬或者結賬,所有的數據都會轉為后臺存儲,前臺只能瀏覽不可修改,這給教學輔導帶來很大障礙。要想準確找到操作過程中的錯誤所在,讓教師“對癥下藥”,進行指導和更正,就必須利用“反記賬”或“反結賬”功能再現學員的錯誤操作。
  同時,目前市面上絕大多數教學軟件為企業財務軟件的演示版,也就是說學員在課堂上學習和練習的軟件還是具有相對的真實性的,這就要求教師要重視細節演示,提高考核標準,這樣學員在學習完畢后才能做到以最短的時間符合崗位要求。那么,在課堂上需要重復演示或練習相關操作步驟,這其中憑證、賬簿是重點,因此,“反記賬”和“反結賬”功能給教學帶來很大便利,它們的施行讓操作過程可以逆轉,便于學員進行提高熟練程度的練習。 
  因此,綜上所述,無論是從電算化實務工作的角度,還是從教學實驗的角度來說,“反記賬、反結賬”功能都有一定的可取性。 
  但是,我們在此也不能就肯定地說“反記賬、反結賬”功能有百利而無一害,事實上它們還是存在很多不客觀和不完善的地方。 
  第一,“反記賬、反結賬”功能與現行法規相違背。《會計基礎工作規范》中規定:“賬簿記錄發生錯誤,不準涂改、挖補、刮擦或者用藥水消除字跡,不準重新抄寫”。“反結賬”功能可以解除封賬,“反記賬”功能可以進行反向記賬處理,這些做法相當于在數據庫中完全擦去原來結賬或記賬的痕跡,恢復到結賬前或記賬前狀態。這實際上是對賬簿進行了典型的“刮擦、涂改或重新抄寫”。同時, “反記賬”、“反結賬”給做假賬提供了技術支持,便于某些會計人員要進行舞弊。結賬之后可以輕松取消結賬,進行相關的處理;記賬之后利用“反記賬”功能可以在以后的任意時間簡單、方便、無痕跡地直接修改憑證的相關數據,這無疑都使財務會計系統的安全性大打折扣,給作弊人員提供了可乘之機,增加了內部控制和會計監督的風險。 
  另外,《會計核算軟件基本功能規范》中雖然要求會計軟件具有數據恢復的功能,但是也同時進行了限制規定:“發現已經輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的,可以采用紅字憑證沖銷法或者補充登記法進行更正;記賬憑證輸入時,紅字可用‘-’號或者其他標記表示”。而“反記賬”功能的存在使這一制度在實務操作中很難得到落實,很少有人如此更改錯誤,而大都傾向于直接“反記賬”進行徹底無痕跡修改。 
  第二,“反記賬”和“反結賬”功能在實際操作過程中不是絕對安全的。目前大多數核算型的財務軟件產品,記賬時都要涉及許多輔助核算數據,如往來核算數據、數量核算數據、外幣核算數據等,記賬后這些數據在相關的功能模塊中將被進一步處理,當需要數據恢復時,縱然能夠順利“反結賬”,這些數據在記賬的反向處理中也難以全面、準確恢復。同時,由于會計電算化人員業務水平及對軟件功能理解的偏差,如果操作有誤,很可能產生系統數據錯誤、財務混亂,甚至導致整個賬務系統的癱瘓,造成不應有的損失。
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